Privacy Verklaring volgens de GDPR wetgeving

Beste sporter,

De bescherming van jouw gegevens is steeds heel belangrijk geweest voor Sportu en zal dat ook blijven in de toekomst. Sportu respecteert te allen tijde jouw privacy en houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Deze vernieuwde Europese wetgeving rond gegevensbescherming (AVG of GDPR) betekent dat jij nog meer zeggenschap hebt over jouw gegevens!
Wat houdt het precies in? Wel, daarover hebben we het hieronder graag met jou. Het allerbelangrijkste is: jij hebt de volledige controle over jouw gegevens!

I. MOET JIJ IETS VERANDEREN?
Nee, helemaal niet. Er zijn voor jou geen zichtbare veranderingen. Wel krijg je veel makkelijker vat op jouw eigen gegevens.

II. HOE PRECIES KRIJG JE MEER VAT OP JE GEGEVENS?
De drie belangrijkste punten zijn:
• Verbeterde transparantie
• Makkelijke uitschrijfoptie voor allerhande zaken
• Extra beveiliging voor minderjarige sporters


Transparantie
Wat doen we wel / niet met de gegevens die we over jou hebben? Hoe lang houden we gegevens over jou bij? Aan wie geven we die gegevens door? Zijn onze partners ook GDPR-conform en waarvoor hebben we die partners nodig? Welke gegevens over jou zitten bij welke partner? Je kan dus ook eenvoudig vragen welke gegevens we over jou bezitten.
Gegevens waarvan we niet vermelden dat we ze opslaan of verwerken, slaan we ook niet op of verwerken we niet. Houden we in de toekomst een bijkomend gegeven bij van jou (iets wat we niet opsomden), dan lichten we je eerst in. Opgelet, sommige gegevens worden gedeeld met de plaatselijke organisatie. Een voorbeeld is het wedstrijdresultaat. Deze wordt vaak ook op de plaatselijke organisatie website geplaatst.
Uitschrijfopties
We respecteren jouw keuzes over welke gegevens we over jou mogen bijhouden of verwerken. Als we niet over een minimum van uw gegevens beschikken kan Sportu u niet in een wedstrijdresultaat plaatsen en bijgevolg wordt uw wedstrijdresultaat geschrapt uit de uitslag.
Minderjarige sporters
Vanaf het moment dat we weten dat een sporter jonger is dan 18 jaar, vragen we de ouders of wettelijke vertegenwoordiger van de jongere wat er wel of niet met de persoonlijke gegevens van die sporter mag gebeuren.

III. DOELEINDEN VAN DE GEGEVENSVERZAMELING
Sportu ondersteunt lokale organisaties bij het opmaken van wedstrijdresultaten. Deze opdracht mag niet onderschat worden. Een wedstrijdresultaat correct opmaken vergt enige kennis en het nodige materiaal (pc’s, wedstrijdnummers, scanners, enz…). Naast de logistieke steun zal Sportu ook de data verwerken en de deelnemers registreren aan de finish met als resultaat een lijst met de gefinishte deelnemers. Deze lijst is dan een wedstrijdresultaat.
Wedstrijdresultaten worden gepubliceerd op de website van Sportu.
Indien er foto’s op de website staan zijn deze steeds linken naar andere websites. Sportu zelf neemt geen foto’s en bijgevolg moet je i.v.m. de privacy de contactpersoon aanspreken van de website die deze foto’s heeft gepubliceerd.

Door deel te nemen aan Sportu wedstrijden ga je akkoord dat er wedstrijdresultaten worden opgemaakt en dat deze worden gepubliceerd op het internet.

IV. WELKE INFORMATIE OVER JOU WORDT DOOR ONS OPGESLAGEN EN WAARVOOR WORDT DEZE INFORMATIE GEBRUIKT?
Je profiel: persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht. Als extra wordt uw adres en soms uw email en telefoon gevraagd (afhankelijk van de inschrijvingsprocedure). Deelnemers met een persoonlijk wedstrijdnummer (optie) hoeven geen adres door te geven, dit wordt vervangen door het Rijksregisternummer. Zij worden als Sportu leden beschouwd met als voordeel dat ze geen inschrijvingsstrookjes hoeven in te vullen bij de inschrijvingstafels op de wedstrijden.
Opmerking:
Uw adres is enkel nodig wanneer u het slachtoffer bent van een ongeluk tijdens de wedstrijd. Aangezien de deelnemers bijna nooit hun identiteitskaart bij zich houden op het parcours is het aan de plaatselijke organisatie om het slachtoffer te identificiëren. Dit kan dan enkel via het tijdelijk wedstrijdnummer (borstnummer). Via het inschrijvingsstrookje kan het adres worden achterhaald. De hulpdiensten en parket kan dan de familie contacteren van het slachtoffer.
Deelnemers en leden met een vast (persoonlijk) wedstrijdnummer moeten geen inschrijvingsstrookje invullen (gegevens zijn gekend via vorige wedstrijden). Sportu weet nooit zeker of het huidige adres nog klopt met het adres wanneer de deelnemer zijn persoonlijk wedstrijdnummer had aangeschaft. De deelnemer kan ondertussen van adres zijn veranderd. Om dit heuvel op te lossen wordt bij de aankoop van een persoonlijk wedstrijdnummer het Rijksregisternummer gevraagd. Via dit nummer kunnen de overheidsdiensten steeds het juiste adres opzoeken om zo nodig de familie te raadplegen omtrent het ongeval. Sportu zelf heeft geen meerwaarde met het Rijksregisternummer en het wordt nergens gebruikt of gepubliceerd.
Medische gegevens: soms kan een organisatie een medisch attest vragen met de vermelding dat je voldoende medisch geschikt bent om deel te nemen aan sportwedstrijden. Dit attest wordt soms gevraagd door de verzekermaatschappijen die de wedstrijd verzekeren.
Wedstrijdgegevens: aan welke wedstrijden je deelnam, in welke discipline en niveau, of je betaald hebt voor de wedstrijd en je resultaten (tijden).

Betalingsgegevens: voor deelnames aan wedstrijden, lidgelden e.d., bedrag, en bankrekeningnummer.
Aansluitingsgegevens: je club of vereniging.

V. VERSTREKKING AAN DERDEN
Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Een voorbeeld hiervan is het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Het wedstrijdresultaat en soms de inschrijvingsgegevens (strookjes) worden aan de plaatselijke organisatie overgelaten. Sportu kan nadien hier niet meer verantwoordelijk worden gesteld. De plaatselijke organisatie moet zich ook houden aan de GDPR wetgeving.

VI. BEWAARTERMIJN.
Sportu bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Concreet worden de persoonsgegevens bewaard zolang het profiel bestaat, zolang Sportu rankings en dergelijke verzorgt waarbij het betreffende profiel betrokken is, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door Sportu dit rechtvaardigt.

VII. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens Sportu van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam-en-wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

VIII. UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en, bij deze volledige opsomming, de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens van vóór de intrekking van de toestemming blijft geoorloofd.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website https://www.sportu.be. (Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren).

A. Wat zijn concreet jouw rechten als Kandidaat?
1. RECHT OP TOEGANG EN INZAGE
Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens in ons bezit, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken. Dit recht is echter niet onbeperkt. U kunt van ons volgende informatie vragen:
• de doeleinden waartoe de persoonsgegevens verwerkt worden;
• de categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden;
• de ontvangers resp. de categorieën van ontvangers, aan wie uw persoonsgegevens bekend werden gemaakt of zullen bekend gemaakt worden;
• de geplande duur van de opslag van uw persoonsgegevens of, indien concrete gegevens hierover niet mogelijk zijn, criteria voor de vastlegging van de opslagduur;
• Het bestaan van het recht op correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens, van een recht op beperking van de verwerking door de verantwoordelijke of van een bezwaarrecht tegen deze verwerking;
• Het bestaan van een recht op bezwaar bij een toezichthoudende instantie;
• alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokken persoon zelf worden verzameld.
• Het bestaan van een geautomatiseerd beslissingsproces inclusief profilering op grond van art. 22 lid 1 en 4 AVG en – ten minste in deze gevallen – relevante informatie over de betrokken logica alsmede de draagwijdte en de nagestreefde uitwerkingen van een dergelijke verwerking voor de betrokken persoon.
U kan inlichtingen vragen of uw persoonsgegevens naar een ander land of naar een internationale organisatie verzonden worden. In dat kader kunt u vragen om te worden geïnformeerd over de adequate waarborgen conform art. 46 AVG in verband met de verzending.
2. RECHT OP VERBETERING, VERWIJDERING EN BEPERKING
Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons.
Daarnaast heb je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen mits het in acht nemen van de bijhorende consequenties (vb: geen profiel of lidmaatschap meer hebben bij Sportu).
U kunt geen verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens vragen ingeval Sportu gegronde (wettelijke, contractuele, ed) redenen heeft om uw gegevens nog bij te houden of te verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval zolang Sportu gegevens over jou dient te rapporteren aan de bevoegde Overheidsinstantie.
Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Dat kan in volgende situaties:
• Gedurende de tijd die Sportu nodig heeft om verbeteringen aan te brengen
• Indien de duur van het bijhouden van bepaalde gegevens ongeoorloofd is
• indien de bepaalde verwerking onrechtmatig is en u de verwijdering van uw betreffende persoonsgegevens afwijst en, in plaats daarvan, de beperking van het gebruik van die persoonsgegevens eist
• gedurende de tijd dat er gegronde betwistingen lopen (vb: rechtsprocedures).
Voordat de beperking (gedeeltelijk) wordt opgeheven, bij voorbeeld vanwege nodige rapportering aan een bevoegde overheidsinstantie, wordt u door ons hiervan ingelicht.
3. RECHT VAN VERZET
Je beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen mits het in acht nemen van de bijhorende consequenties (vb: geen profiel of lidmaatschap meer hebben bij Sportu).
4. RECHT VAN GEGEVENSOVERDRACHT
Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die je ons aanreikte in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen voor zover de rechten van andere personen hierdoor niet geschaad worden.
Ook hier geldt dat Sportu toch bepaalde gegevens tijdelijk nog kan bijhouden als dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
5. RECHT VAN INTREKKING VAN DE TOESTEMMING
Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken. Ingeval je jouw toestemming intrekt zal Sportu bepaalde diensten niet meer kunnen aanbieden zoals bij voorbeeld je profiel bijhouden.
Ook hier geldt dat Sportu toch bepaalde gegevens tijdelijk nog kan bijhouden als dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
6. AUTOMATISCHE BESLISSINGEN EN PROFILING
De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling en je zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

B. Uitoefening van uw rechten / klachten
Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons via .
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft tevens altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

IX. WIJZIGING PRIVACY STATEMENT
Sportu kan zijn privacybeleid wijzigen. In dat geval zullen we een aankondiging doen op onze website.

Sportieve groeten,

Sportu

(via de download pagina kan je de Sportu Privacy verklaring als PDF bestand downloaden)